Orientation et formation continue

Le comité de gouvernance et des mises en candidature est chargé de l’orientation et de la formation des nouveaux administrateurs. Le programme d’orientation a pour but d’aider les administrateurs à comprendre les activités de Great-West Lifeco (et de ses filiales en exploitation principales), le rôle du conseil et des comités du conseil ainsi que l’apport que l’on attend de chacun d’eux.

Au moment où ils se joignent au conseil, tous les nouveaux administrateurs bénéficient d’une orientation complète dans le cadre de laquelle ils obtiennent les renseignements nécessaires pour comprendre les activités de Great-West Lifeco. Le processus d’orientation est notamment conçu pour leur permettre de comprendre la structure, la culture et la stratégie de Great-West Lifeco, la nature et le fonctionnement de ses activités commerciales ainsi que le rôle du conseil et de ses comités. Les nouveaux administrateurs reçoivent des documents d’orientation qui comprennent les suivants :

la structure du conseil et de ses comités, y compris les chartes et les descriptions de poste;
le cadre juridique qui régit l’entreprise, y compris les règlements administratifs et les statuts de constitution;
la structure organisationnelle de la direction;
les plans stratégiques et financiers et les programmes d’immobilisations en cours;
les responsabilités des fonctions d’encadrement (actuariat, conformité, finances, audit interne et gestion des risques);
les politiques approuvées par le conseil, y compris le code de conduite et la politique relative aux opérations d’initiés;
les documents d’information publiés, y compris le rapport annuel, la circulaire de sollicitation de procurations de la direction et la notice annuelle;
l’ordre du jour et les procès-verbaux des réunions du conseil et de ses comités tenues au cours des années précédentes.

Les nouveaux administrateurs rencontrent les responsables de toutes les unités d’exploitation et fonctions du siège social afin de se renseigner sur l’ensemble des activités que Great-West Lifeco exerce. On leur donne également l’occasion de rencontrer d’autres membres de la direction, le président du conseil et les présidents des comités du conseil.

Le comité de gouvernance et des mises en candidature est aussi responsable de la formation et du perfectionnement continus des administrateurs. Le programme de perfectionnement continu est conçu de façon à permettre aux administrateurs de se tenir au courant des faits nouveaux en matière de réglementation, des initiatives prises sur le plan commercial, des risques et de la gestion des risques, des nouveaux produits et des autres questions importantes ayant une incidence sur l’exploitation de Great-West Lifeco.

Les administrateurs établissent leurs propres besoins en matière de formation continue en discutant avec les membres de la direction, du conseil et des comités du conseil. Ils peuvent aussi consulter les procès-verbaux des réunions des comités auxquels ils ne siègent pas. En outre, des soupers-conférences sont organisés parallèlement aux réunions régulières du conseil, donnant ainsi aux administrateurs une occasion supplémentaire de discuter des questions qui relèvent du conseil et de promouvoir la réalisation des objectifs en matière de gouvernance de Great-West Lifeco au moyen du renforcement des liens de travail entre les administrateurs et les membres de la direction principale. Les administrateurs assistent à des exposés sur les activités de Great-West Lifeco à divers moments au cours de l’exercice et à des séances de formation continue portant, par exemple, sur les sujets suivants :

les faits nouveaux en matière de réglementation ainsi que les questions de gouvernance et les nouvelles tendances en la matière;
le cadre de propension au risque de Great-West Lifeco et la gestion des risques en question, les secteurs d’activité clés, les normes internationales d’information financière (y compris la norme 17, intitulée Contrats d’assurance), la gestion des immobilisations, les nouvelles mesures prises sur le plan de la technologie et la cybersécurité, les changements survenus sur les marchés des capitaux et dans la réglementation (y compris le Test de suffisance du capital des sociétés d’assurance-vie) et la réassurance.

Great-West Lifeco a mis sur pied un portail électronique sécuritaire à l’intention des administrateurs. Ils peuvent y trouver une vaste gamme de documents d’orientation et de perfectionnement continu, y compris des documents relatifs à la gouvernance, les procès-verbaux des réunions du conseil et de ses comités, les chartes du conseil et de ses comités et les descriptions de poste, des aperçus des unités d’exploitation principales et les politiques approuvées par le conseil.

En outre, les administrateurs bénéficient de recommandations de lecture et on les incite à tirer parti des ressources d’éducation internes et externes, y compris assister à des congrès et à des séminaires portant sur des sujets d’intérêt pertinents, aux frais de Great-West Lifeco.